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公證檔案的保管和銷毀管理措施

發布時間:2016-03-11 15:21所屬分類:城市管理瀏覽:1加入收藏

本篇檔案職稱論文探索公證檔案管理的方法,提出自己的理解。公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄,是國家檔案的重要組成部分,具有重要的查考利

  本篇檔案職稱論文探索公證檔案管理的方法,提出自己的理解。公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄,是國家檔案的重要組成部分,具有重要的查考利用價值。檔案能否完整、客觀、準確反映公證行為的過程。公證檔案的保密工作非常重要,應當建立嚴格的保密機制,保護當事人的合法權益。

  推薦期刊:《中國檔案》China Archives(月刊)曾用刊名:檔案工作;材料工作通訊.檔案工作,1951年創刊,檔案專業刊物。宣傳黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法規,推廣全國各行業檔案工作的經驗成果,促進檔案學理論與技術的研究。《中國檔案》雜志創刊50周年時問世。

中國檔案

  公證檔案是組成國家檔案的重要因素之一,具有重要的使用價值,作為檔案質量的基礎,公證機構有必要對保管、整理好公證檔案給予足夠的重視,本文對公證檔案的重要性和利用價值等方面的理解進行了總結。

  【關鍵詞】公證檔案?管理工作

  一、公證檔案是組成國家檔案的重要因素之一

  立卷、歸檔公證文書材料的是一項法定職責,公證檔案是實事求是的對公證當事人的民事和經濟等活動進行客觀的記錄,并且對公證機構的監督和引導進行記錄。用來作為公證過程的真實性和合法性的證明《公證法》第三十五條規定“公證機構應當將公證文書分類立卷、歸檔保存”。這個規定使公證文書材料的立卷歸檔成為一項法定職責。需要進行立卷、歸檔的材料都得具有相應的保存價值,如果歸檔不具備保存價值的材料,會占用檔案存放處的庫存,使管理和查找檔案的難度增加.從而使管理成本變大。要按照規定整理公證檔案,在整理公證檔案時,需要重視文件的內容和形成時間。要保持文件材料在文件的來源、內容、形成時間、載體等方面的關聯性。保持檔案的自然性聯系,使文件材料能相互證明。物質載體和記錄方式都具有多樣化形式,立卷歸檔應統一轉為檔案文件、信息的記錄方式。《公證程序規則》第五十九條第二款對此進行了規定:不能附卷的資料,應當對其原件進行復印、物證照片及文字描述等記錄方式存入附卷。另外,將立卷歸檔的文書材料做成公證檔案是由國家規定的,必須將公證檔案定期交由相關檔案機構進行集中管理,所以說公證檔案的所有權歸屬于國家,任何個人不能將其私有化。

  二、公證檔案具有重要的使用價值

  按利用人利用檔案的目的不同,檔案具有作為憑證和參考兩個方面的作用。首先是因為檔案是一份原始性記錄,具有無可替代的權威性。其次是公證文件材料幾乎涉及到當事人的各個方面的社會活動,具有來源的廣泛性。再次,立卷歸檔是經過系統的整理和集中管理,檔案的形成具有條件性。最后是檔案載體的多樣性。依據一個記錄歷史事件全過程的檔案,用檔案以各種形式虛擬地全面顯現歷史事件的過程和場景。檔案通過記錄和反映人們的社會活動,可以用于人們總結經驗后在進行學術研究作為重要的參考依據。公證檔案所發揮的主要是其憑證作用,公證檔案以法律的形式固定相關各方當事人的真實想法,從而有效保障自然人、法人和其他組織的合法權益

  三、檔案材料是檔案質量的基礎

  公證檔案是歷史事實的記錄,更是一種有意識、有選擇的對事實進行的記錄。首先取決于相關證據材料的收集。一個有效的收集包括要明確應收集對象、收集時間、空間、方式、方法、程序,收集人員要有相應的資格及其專業技能,在收集之后進行存儲和保管等多個方面的內容。這樣才能保證公證人員在公證業務過程中全面客觀、準確有效的對證據材料進行收集。因此可以保證公證檔案的質量,進而保證了公證業務的質量。

  四、保管、整理好公證檔案是公證機構的重要任務

  對于公證文書的歸檔保存,《公證檔案管理辦法》提供了有力的制度保障,在公證檔案的接收與整理、借調、查閱、保管期限、鑒定與銷毀,統計與移交、保管和防護都作了比較詳細和全面的規定。《公證法》把公證文書的立卷、歸檔保存進行了升級,使其成為具有法定程序公證活動,更成為公證機構的法定職責。以此為基礎,在修訂《公證程序規則》時,對公證登記與立卷歸檔再次進行程序方面的規定,所以說,在公證制度的建設中,公證檔案是一個非常重要的因素,公證機構需要足夠重視這項重要的工作任務。

  (一)公證檔案管理能大力支持公證機構的可持續發展

  公證檔案的責任者除了是指檔案管理人員,還有從事于公證業務、信息管理、技術、保額及其他與公證檔案的形成與管理相關的一切人員,建立與實施公證檔案的管理系統工作,與機構各個方面的工作人員和工作內容都有一定的關聯。應采用專門管理水平的人員、要求和辦法進行檔案的管理,需要對公證機構人員進行崗位職責的培訓,用工作流程進行控制,采取多方面的努力來提高關于公證檔案管理的水平。

  (二)公證檔案管理服務于檔案的使用價值

  在信息時代,對信息的處理能力比信息本身具有更重要的使用價值。近些年來,對公證檔案信息的查詢和利用越來越多,這就需要公證機構整合檔案資源,利用計算機、信息和網絡多方面的技術對館藏資源進行數字化處理,提供網上查詢服務平臺,以此適應檔案收藏增加載體多樣化的需求,同時解決傳統檔案管理方式與檔案內容量增大兩者之間的矛盾。

  (三)公證檔案的借調與查閱管理

  對于公證檔案的借調與查閱工作,公證機關應嚴格執行保密制度,建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記表。因為公證檔案不是普通的檔案,不同于單位機關的一般性公證檔案。其最重要的一個特點就是屬于重要資料,具有非常特殊的意義,同時,有司法官司時,還可以作為起訴的證據文檔,在作為起訴證據時,可以被法院直接采用,因此在對公證檔案借調和查閱時應履行嚴格的登記手續,不能馬虎大意,簽訂完登記手續后,還必須限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關的官正管理部門因工作需要,借閱公證檔案的,應履行借閱登記手續。人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要借閱公證檔案的,應出具正式查閱函件,經公證處主任批準后辦理查閱手續。律師因訴訟代理的需要,向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱本人的公證檔案證明,經公證處主任批準后,可查閱當事人提交公證處的證明材料和當事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借閱和查閱公證檔案。凡事借出的檔案,要及時催還。歸還時如發現案卷被拆,文件短缺,應當立即追查責任。

  公證檔案有一個重要的特點即檔案利用率較高,檔案的機密性強。經過公證多次試驗證明,公證機關辦理公證事項大部分都是涉及機密性較高的檔案。如遺囑、贈與等公證,如果泄密,就可能引起糾紛或者招致當事人財產的損失,使當事人的合法權益受到損害,進而影響公證機關的信譽,因此必須嚴格遵守保密制度。

  (四)公證檔案的保管和銷毀管理

  我國公證檔案保管期限標準是決定公證文書檔案保管期限的直接依據,保管管理工作十分重要,就目前而言,公證檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種,每一種保管期限時間長短不一,根據實際情況而論。根據需求,如果是屬于需要長遠查考、利用的公證檔案列為永久保存。鑒定公證檔案保存價值的原則是鑒定公證檔案保存價值的依據,同時又決定檔案的保管期限。保存價值越大,保存期限就越長;保存價值不大,保存期限就較短。那么,對于已過保管期限沒有保存價值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴肅的事情,因為公證檔案的存在是十分重要的依據,如果銷毀之后,如有專門想要查看的相關公證檔案,就再也找不回來了。因此在處理超過保管期限公證檔案時,一定要細心認真核實,必須依據《公證檔案管理辦法》的程序處理,按照規章制度,避免任何差錯。鑒定公證檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法,是檔案管理工作中具有普遍指導意義的原則,公證處一定要認真執行這一原則,堅決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。


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