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會計憑證檔案如何管理

發布時間:2017-03-20 16:17所屬分類:財務會計瀏覽:1加入收藏

會計檔案可以記錄和反映一個單位經濟業務,是企業管理工作的重要依據,要求會計檔案管理的工作實現制度化、規范化、科學化,是會計工作的重要組成

  會計檔案可以記錄和反映一個單位經濟業務,是企業管理工作的重要依據,要求會計檔案管理的工作實現制度化、規范化、科學化,是會計工作的重要組成部分。下面是小編為大家精心推薦的會計職稱論文:會計憑證檔案如何管理,希望能夠對您有所幫助。

會計憑證檔案

  會計檔案是會計核算的專業材料,是在經濟管理活動中產生的會計憑證、會計帳簿和報表等具有保存價值,并作為歷史記錄保存起來不可缺少的依據和憑證,是記錄和反映一個單位或組織經濟業務的重要史料和證據。它們不僅能完整的呈現出一個單位的經濟活動和組織發展的歷史畫面,而且能為管理者的經濟預測、決策、控制提供依據,是企業經濟發展的重要資料,也成為檔案管理中的重要組成部分。管理好這一部分檔案,充分發揮其中會計工作和經濟管理中的重要利用價值,具有十分重要意義。

  1.會計檔案的特點及其作用

  會計檔案,是在會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等專業性核算材料,儲存著豐富的經濟業務信息資源,由于它反映對象內容及業務性質的不同,決定了它具有自己獨有的特點和作用。

  1.1 會計檔案的特點

  ⑴整體性

  會計檔案的形成是按照特有的、專門的程序進行的。一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等等,它們之間緊密相互聯系,有了會計憑證才有賬簿,有了賬簿才有報表、財務報告,這是一個不可分割的整體,環環相扣,相互制約。因此,保持會計檔案的整體性是管理好會計檔案的基礎。

  ⑵穩定性

  會計檔案,雖然內容與種類繁多,形成的量大,但是它的基本成分主要有三個方面,會計憑證、會計賬簿和會計報表,是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法,對會計對象進行連續系統、完整地記錄、反映和監督。這種成分的穩定性是區別于其他檔案的標志。

  ⑶專業性

  會計檔案是以數字為主要內容,是在各行各業會計核算中形成的,是一項復雜繁瑣、細致嚴密的工作。例如,會計憑證、會計賬簿和會計報表都有特定的格式和項目,這種與一般檔案不同的特殊內容,通過專業手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的,與一般的文件材料不同,使會計檔案具有較強的專業性。

  1.2 會計檔案的作用

  ⑴會計檔案是經濟活動的產物,是反映經濟業務的歷史記錄

  會計檔案與經濟活動緊密相關,從會計憑證到會計賬簿,最終產生會計報表,構成一套完整的體系,直接反映了各個歷史階段的經濟業務。

  ⑵會計檔案是預測、決策經濟情況,開展會計分析的重要依據

  會計檔案是經濟科學研究的重要史料,真實完整的會計檔案是反映、監督、參與經營管理的信息資源,是財務工作的基礎依據。

  ⑶會計檔案是會計監督的基礎資料

  會計檔案在社會審計及財政、稅務等行政機關檢查過程中利用率極高。通過對會計憑證、賬簿、財務報告等原始資料的審核,評價被審查單位經濟業務是否合法,會計處理是否真實,對財務工作起到了監督作用。

  ⑷同時,會計檔案還是維護了財經紀律,保護國家財產,打擊經濟犯罪的重要依據及經濟科學研究的可靠資料。

  2.加強會計檔案管理的對策和具體措施

  2.1 應明確會計檔案管理的主體,理順會計檔案管理體制

  ⑴應根據財務管理自主權不變、資產所有權不變等原則,明確檔案的主體。嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定,當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管或由會計機構專人保管。

  ⑵應統一思想、加強會計檔案管理工作的領導,提高會計檔案管理的重要性認識。《會計檔案管理辦法》第四條明確規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防損毀、散失和泄密。”由此可見,是否重視對會計檔案的管理,是一種嚴肅的法治行為,從法律的高度來依法加強管理,應切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程,也使會計檔案的管理走上了法制化軌道。

  2.2加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量

  ⑴會計人員是會計檔案整理的第一責任人,會計人員對會計檔案規范化管理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員上崗前的培訓,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

  ⑵應制定符合本單位實際的財務管理措施,并不斷加以修改與完善;理順管理體制,圍繞明確職責分工來進行;制定和完善切實可行的日常管理制度、審計監督制度、問責制度,使其各負其責。

  ⑶應逐級對會計核算各項業務進行定期檢查,開展會計核算之間會計業務評比活動,以及會計憑證、會計賬薄的展評工作。平時,還應注重對會計人員的業務學習與培訓工作,從而提高會計從業人員的業務水平,規范會計檔案管理業務工作。

  2.3 完善會計檔案各項規章制度

  ⑴要使會計檔案管理規范化,應當建立健全一套完整的會計檔案管理規章制度,制定檔案工作管理目標,明確責任,規范會計檔案資料的收集、整理、歸檔、保存和利用等各項工作程序,使會計檔案管理工作有章可循。

  ⑵除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》,結合本單位實際情況,制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱等,以確保會計檔案收集的齊全完整。會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。

  ⑶機構變動或檔案管理人員調動時,還應辦理交接手續,由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。

  總之,會計檔案作為單位過去經濟活動的記錄,它以豐富的原始數據和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息,既是檔案的重要組成部分,也是企業發展的重要信息資源。因此,加強會計檔案的管理,確保會計檔案的安全和完整,并加以充分利用,是我們必須引起重視的一項基礎管理工作,我們要充分認識會計檔案的重要性,做好會計檔案管理工作,以便更好地適應經濟化建設發展的需要。

  參考文獻

  [1] 企業會計準則 [S]. 財政部,2006.

  [2] 中華人民共和國檔案法[S]. 全國人大常委會,1988.

  [3] 中華人民共和國檔案法實施辦法[S]. 國務院,1999.

  [4] 科學技術研究檔案管理暫行規定[Z]. 國家科委、國家檔案局,1987.


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